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史蒂芬柯維《與時間有約》：急迫不代表重要，利用「時間管理矩陣」決定你的先後順序 - The News Lens 關鍵評論網
Source文：史蒂芬．柯維、羅傑．麥立爾、瑞貝卡．麥立爾
生活中有許多事物構成我們的整體目標，並讓生活變得豐富多彩，充滿意義，這些事物往往都是不疾不徐，不會帶給我們壓力。但正因為這些事物不怎麼「急迫」，所以才更不能忽視。
為了幫助你以更有效的方式檢視急迫性與重要性，請參考下列時間管理矩陣（Time Management Matrix）。此矩陣將我們的活動分配於四個象限中，而我們利用時間的方式可被歸納為四種：
第一象限中的事物「急迫」又「重要」，如怒氣衝天的客戶、近在眼前的截止日、修理壞掉的機器、去醫院動心臟手術，或安撫因受傷而哭泣的孩子。我們必須分配時間給第一象限，此處是我們展現管理能力與輸出產值的地方，必須利用經驗與判斷力滿足各種需求、應付各種挑戰。忽視第一象限的人會被各種事物壓得喘不過氣，但我們心中要清楚一點，那就是許多重要的事之所以會變成緊急事件，都是因為拖延，或是沒做好預防措施與規劃。
出現在第二象限的事物「重要」卻不急迫，也可以稱為品質象限，是我們訂定長期規劃、預測及預防問題、賦權給他人、透過閱讀與進修開拓心智、學習新技能的空間。如果能在此象限好好發揮，就能幫到最親近的人，面對重大的會議與簡報也不會緊張，更可以透過深度傾聽維持人際關係。
多花點時間在第二象限，就能加強動手實作的能力。若對第二象限置之不理，第一象限的業務量就會暴增，造成壓力、精力透支，進而陷入更大的危機。反之，投資在此象限的時間越多，第一象限的待辦事項就會變少。做好規劃、事前準備、預防措施，就可以讓許多事情逃離變成急事的命運。第二象限不會提醒我們，所以我們一定要主動出擊，它代表的是自我領導力。
第三象限和第一象限乍看極為相似，但內容雖然「緊急，卻不怎麼重要」，是騙人的象限。出現在第三象限的事物之所以看起來重要，全都是急迫之故，且第三象限的活動就算重要，也只是對他人來說重要而已。許多手機來電、會議、突然來訪的親友都落在此象限。我們浪費太多時間在第三象限—去滿足他人需求與期望，還誤以為自己是在處理第一象限的事物。
第四象限是留給「既不急迫，又不重要的活動」，也可以說是垃圾象限，根本就不應該存在。但我們每天疲於應付第一與第三象限的事物，早已傷痕累累，確實有必要「逃」到第四象限療傷。你可能會認為第四象限都是些休閒活動，實不盡然。因為真正的休閒活動是一種再創，位於第二象限。看些容易讓人上癮的輕小說、狂刷「無腦」影集、在辦公室茶水間跟人聊八卦都屬於第四象限的活動。第四象限與生存無關，只會使人的生活品質退化，雖然剛開始投入此象限的感覺很爽，但很快就會體會到空虛。
請你將目光轉移到時間管理矩陣，回想過去一週發生的事，並將做過的事一一歸類到這四大象限，請問你把大部分時間都花在哪裡？
請注意第一和第三象限的區別，人們常把急迫與重要混為一談。你可以問問自己，這件事情急歸急，但自己做這件事，真的是出於重要的目的嗎？如果答案是否定的，那這件事很可能就該被分類到第三象限。
假設你與我們合作過的多數人一樣，那麼你應該會把時間都花在第一與第三象限上。這樣做會導致什麼後果？試想你的生活若被急迫性主導，那麼重要的事，甚至是「要事」是否就分配不到應得的時間與注意力？
請回想本章開篇時我提出的三個問題：
- 說出一件事情，只要你把這件事做到最好，而且維持最佳狀態，就能為個人生活帶來正面的結果。
- 說出一件事情，只要你把這件事做到最好，而且維持最佳狀態，就能為職涯帶來正面的結果。
- 如果你知道這件事能讓生活變得更好，為何還坐著不動？
把你想到的事情分類在四大象限其中之一，我們猜你的答案應該會落在第二象限。我們已經請上千人回答過上述問題，絕大多數人的答案都可以被歸類在下列七大項目中：
- 提升溝通的技巧
- 做好事前準備
- 規劃與組織
- 照顧好自己
- 抓住機會
- 個人發展
- 賦權
所有落在第二象限的事物都是重要的。
既然如此，為何大家都還是不願付諸行動，實踐自己的答案？
可能是因為這些事情缺乏急迫性，而它們也不會逼你有所作為，所以你必須主動出擊。
書籍介紹
本文摘錄自《與時間有約 （終極完整版）：學會「自我領導」與「賦權於人」 精準判斷輕重緩急 找回自信與寧靜的力量》，方言文化出版
作者：史蒂芬．柯維、羅傑．麥立爾、瑞貝卡．麥立爾
譯者：朱家鴻
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我們每天被各種方法、技巧、工具、資訊轟炸，告訴我們如何管理與支配時間。總有人告訴我們，只要再努力一點、學會使用新工具、把事情做得又快又好，或掌握某種歸檔與整理的方法，就能搞定所有事情。於是，我們便乖乖購入新的行程規劃表、參加時間管理課程、閱讀最新出版的相關書籍。我們確實學會也應用了學到的知識，並投入更多努力，最後只得到更多挫折感與罪惡感。
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責任編輯：朱家儀
核稿編輯：翁世航
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