“商業簡報不只是展示數字！善用市佔率分佈圖表，完整講出數據故事 - The News Lens 關鍵評論網…”
商業簡報不只是展示數字！善用市佔率分佈圖表，完整講出數據故事 - The News Lens 關鍵評論網
Source文：上班族簡報日常
在商業簡報中呈現數據有各種不同的手法，能達致的效果有三種層次，由單純的數字或是圖表顯示、到把趨勢或是重點標示、直至能涵蓋前因後果，跳出圖表範圍，提出實用洞見。
接近年終年始，又是製作各種報表的繁忙時節，這一次的改造，讓我們看看商業簡報與報告中常見的圖表：市場佔有率走勢。教材來自市場調查機構Counterpoint，驟眼看有一個優點與一個缺點。
優點是圖表的配色，選取自各種智能手機的品牌配色，這樣做不但數據與品牌更加緊扣，亦能夠稍為減少觀眾來回看圖例的視線移動。
這種配色做法亦有其明顯限制，就是當品牌的顏色太接近或是不明確，就增加處理的難度，例如蘋果的品牌顏色是白色還是黑色，選用白色就會影響圖表的處理。
缺點就是當我們在每月和每季做匯報的時候，為了效率和省時，都會重覆使用之前用過的圖表。在重用的時候，更新了數據和標題以外，圖表底部的註解，很容易就會被忽略。
例如在教材中的註解，應該是在去年的圖表中，表示OPPO的數據自2021年Q3起包括了OnePlus，然而在教材中最舊的數據已經是2021年Q4，不會再出現數據範圍有改變的情況。
這個註解要不就不再需要，否則修改成「OPPO數字包括OnePlus」也可以。
從要表達的訊息選擇圖表
分析了教材上的優點和缺點，我們先退後一步，想一想，在簡報中想表達甚麼的訊息。當我們要準備「市場佔有率」圖表的時候，很自然就聯想「圖餅圖」、「圓環圖」、「100%堆疊長條圖」等表達方式。
這些方式將數據以陳述角度表達的時候，例如是在年度報表，或是市場研究的始動（而非中期或結論）簡報，或是作為論證支持的一部分也是適用的選擇。
相反如果我們是想從資訊圖表中表達出趨勢，或是作為訊息的主要部分，或是各個項目中的排名變化，或是作為市場研究的分析及提案簡報，其實可以考慮其他的圖表，不一定被某個關鍵字綁定了你的選擇。
轉用折線圖來做數據比較
假設我們要做的簡報是要比較兩個品牌在過去八個季度的市佔率走勢，先把圖表轉換成折線圖。我們保留教材的優點，也就是品牌配色的應用，同時移除了過時的註解。
折線圖的Y軸以5%為間隔，除了是觀眾會熟悉的間距之外，你也可以看到四項數據（有兩項是相同數值）在最新的數據，亦即是2023年Q3，是各佔一個間隔，能夠達致更清楚的分野。
雖然折線圖看上去因著配色而有足夠分辨度，但是五種顏色會令人眼花撩亂，也會影響了數據走勢的突顯，下一步我們就來進行修正。
用顏色突出你表達的訊息
我們若是想從圖表中突出個別數據，可以先保留數據的顏色，也就是OPPO的綠色與小米的橘色。圖表的標題點出我們想反映的走勢，也就是OPPO的市佔率慢慢地追上了小米。
把品牌配色延伸至標題中品牌的名字，這樣做觀眾很容易就將兩個品牌與兩條折線，在視覺上連結起來，不需要再視線來回折線與圖例之間，免卻了圖例的存在令圖表更為簡潔。
其餘三條折線，我們可以用灰階代替品牌的顏色，來減低注目度，令觀眾繼續著眼於橘色與綠色的兩條折線。從上而下，三星、蘋果與vivo的灰階由深變淺，以免它們的走勢重疊的時候，出現分辨度不足的情況。
在顏色的區分以外，折線的粗度也是按訊息而調節。橘色與綠色較粗，其餘折線較幼，進一步加強兩組之間的差別。
注意數據與市場互動關係
三星與蘋果是在智能手機市場的老對手，用同樣的方法把他們的走勢標示出來吧。然而，當中好像沒有特定的走勢，兩者在過去的年月互有領先。
你可能會想，就把這個分析放在圖表的標題吧！
只聚焦於手頭上的數據，就容易在視覺化的時候，困在第二個層次，就是突出了某種訊息，企圖在數據之間找出意義，而忽略了數據與現實之間的關係，也就是數據與公司或客戶之間，或是數據與市場資訊之間的關係。
閉門造車地嘗試視覺化手頭上的數據，結果可能就只能呈現出模棱兩可的結論，例如是「三星與蘋果在市場佔有率互有領先」這樣說有錯嗎？
沒有。對觀眾或是管理層有帶來洞見嗎？倒也沒有。
在圖表展示其他相關因素
資訊圖表的好壞，視乎觀眾可以從圖表中多快速地獲取多少的資訊。要避免觀眾看了圖表後有「你說得對⋯⋯但又怎麼樣？」的疑惑，我們可以將視覺化的範圍擴大，將市場的資訊都包括在內。
影響智能手機銷量的因素，除了環球經濟因素，品牌之間的銷量差距，與產品週期不無關係。與智能手機剛出現的日子相比，現時功能上的發展已經是進入了高原的狀態，每年的新型號也只是晶片與鏡頭的提升為主。
即使如此，擁有新手機仍然一些人的身分象徵，故此消費者也在適應產品週期來調整購買的時機。
例如蘋果的iPhone差不多固定在每年的九月發表，九月是第三季的最後一個月，所以多數消費者在第三季都會先等待新iPhone的公佈再來購買，形成了蘋果市佔率每每在第三季下滑，第四季在新型號上市的帶動下急速追上。
同樣道理，三星的旗艦S系列手機多在每年的二月公佈，仍然有個多月的情況下，第一季的銷量就會開始上升。
我們把這兩年間，三星與蘋果各部旗艦手機的上市時間，都加入圖表之中。突然之間，互有領先的市佔率，與手機的更新週期，展現出緊密的關係。
標籤的外框以品牌顏色為配色，緊扣折線圖本身的設計；使用白色而非品牌顏色來填滿，可以令標籤獲得過多的注意度。
用旗艦手機的週期解釋市佔率的浮動變化，一方面證明數據變動的模式不是隨機，另一方面也為觀眾帶來了新的洞見。
除了對現行走勢的闡釋，亦能夠提供預測的機會，也就是2023年第三季蘋果手機的市佔率下降應該與iPhone 15的期待有關，因此第四季很有機會因為消費者入手蘋果新型號，而再度出現排名互換的情況。
結語
商業簡報中若是以傳遞訊息為主要目的，預備資訊圖表的時候，就適宜先從訊息的本質，來考慮圖表的種類。
梳理資訊圖表的設計，嘗試利用顏色與對比，突顯數據的對比或走勢，同時將目光投向手頭上的數據以外，讓簡報與客戶的運作和市場上的動態連繫起來。
本文經《方格子》授權轉載，原文發表於此
原標題：資訊圖表｜簡報不只是展示數字，市佔率分佈圖表講出數據故事
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責任編輯：鍾宇筑
核稿編輯：丁肇九
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